Voor wie het heeft voor definities: een stage is een zelfstandige leersituatie tijdens een periode van ervaringsleren in de beroepspraktijk waarbij de student zich inschakelt in de dagelijkse activiteiten van de stageplaats.

In het curriculum van de master informatica is de bedrijfsstage een verplicht op te nemen opleidingsonderdeel, met als doel het oefenen en toepassen van beroepsgerichte kennis en vaardigheden. Ze vormt samen met de masterproef het sluitstuk van de masteropleiding, waarbij studenten kunnen aantonen dat ze zich kunnen verdiepen en bekwamen in de praktische toepassingen van informatica op maatschappelijk relevante problemen afkomstig uit het interdisciplinair wetenschappelijk onderzoek, de industrie, de bedrijfswereld of de openbare sector.

Omschrijving

De bedrijfsstage van de master informatica duurt minimaal vier volledige werkweken, maar in samenspraak met de student en het stagebedrijf wordt meestal gekozen voor een stage van zes weken die doorgaans tijdens de zomermaanden tussen het eerste en het tweede masterjaar wordt afgewerkt. Dit laat toe dat studenten met zoveel mogelijk bagage de stageopdracht kunnen uitvoeren en dat ze zich in die periode ook 100% op het uitvoeren van de stage kunnen toeleggen. Bij de keuze van een stageplaats houdt de opleiding voornamelijk rekening met het feit dat de inhoudelijke invulling van de stage moet aansluiten bij de doelstellingen en eindcompetenties van de masteropleiding — en dus een uitdagende component software-ontwikkeling, algoritmiek, artificiële intelligentie, modelleren en simuleren en/of data-analyse moet bevatten — en dat het stagebedrijf voldoende waarborgen kan bieden voor een kwalitatieve begeleiding van de student. Studenten gaan meestal individueel op stage, maar het kan ook dat studenten in een beperkte groep op stage gaan.

Via de stage wil de opleiding haar studenten ervaring laten opdoen buiten de academische context, waardoor de stage bij voorkeur volledig op de werkvloer wordt afgewerkt en er dus niet thuis gewerkt wordt. Studenten worden tijdens het uitvoeren van de stage zoveel mogelijk betrokken bij de bedrijfsprocessen die interfereren met het uitvoeren van de stageopdracht (vergaderingen, bezoek aan klanten, …). Op die manier kunnen ze aantonen dat ze zich kunnen verdiepen en bekwamen in de praktische toepassing van informatica op maatschappelijk relevante problemen afkomstig uit de industrie, de bedrijfswereld of de openbare sector.

Tijdens de stage moet studenten aantonen dat ze over het nodige theoretisch inzicht en abstraherend vermogen beschikken die nodig zijn om de problemen die zich in de informaticapraktijk voordoen te analyseren en te modelleren, en dat ze technieken, strategieën en softwaremiddelen beheersen om deze kennis in een authentieke bedrijfscontext te kunnen toepassen.

Voor kandidaat stagebedrijven

Deze one-pager (Nederlands, Engels) bevat een korte beschrijving van de masteropleiding informatica, de rol die de verplichte bedrijfsstage daarin speelt, en de criteria die we als opleiding opleggen aan bedrijfsstages.

De opleiding werkt niet met een open call voor stageonderwerpen, maar studenten gaan zelfstandig en gericht op zoek naar een stagebedrijf en een stageonderwerp dat voldoet aan de criteria die de opleiding vooropstelt (rond stageonderwerp en begeleiding) en dat aansluit bij hun eigen interesses en doelstellingen voor persoonlijke ontwikkeling. Hiervoor kunnen studenten een interne databank van mogelijke stagebedrijven raadplegen.

Heb je als bedrijf interesse om stages aan te bieden en te begeleiden voor studenten uit de masteropleiding informatica, neem dan contact op met de stagecoördinator van de opleiding (Prof. Dr. Peter Dawyndt). We bekijken graag of we je in onze databank kunnen opnemen. De gegevens die we daarvoor nodig hebben zijn beperkt tot bedrijfsnaam, korte beschrijving activiteiten (200 karakters), adres, website (URL), contactpersoon. Een omschrijving van mogelijke stageprojecten hebben we hiervoor dus niet nodig.

Visie op begeleiding en beoordeling van stages

De opleiding kiest er bij het uitvoeren en het beoordelen van de stage bewust voor om haar studenten als het ware in het diepe te gooien. Concreet moeten de studenten zelfstandig kunnen aantonen dat ze de kennis en vaardigheden die ze tijdens de opleiding verworven hebben, kunnen aanwenden om softwarematige en creatieve oplossingen te vinden of te bedenken voor complexe en computationeel uitdagende problemen binnen een bedrijfscontext en team.

Tijdens de stage is de opleiding idealiter zo weinig mogelijk betrokken bij de stageopdracht. De directe begeleiding van de stageopdracht wordt zoveel mogelijk overgelaten aan de stagebegeleider vanuit het stagebedrijf (vandaar het belang dat de stage zoveel mogelijk op de werkvloer wordt uitgevoerd). De opleiding vraagt de studenten enkel om tijdens de stageperiode wekelijks kort te rapporteren over de gemaakte vorderingen in de afgelopen week en de geplande activiteiten voor de komende week.

Naast een persoonlijke stagebegeleider vanuit het stagebedrijf, heeft elke stagestudent ook een persoonlijke stagepromotor vanuit de opleiding. Zowel de stagebegeleider als de stagepromotor ontvangen de wekelijkse rapportering. De stagepromotor kan op basis daarvan waar nodig feedback geven of verdere actie ondernemen (eventueel in samenspraak met de stagecoördinator van de opleiding) indien er zich problemen voordoen met de voortgang van de stage.

De stagecoördinator (Prof. Dr. Peter Dawyndt) is een ZAP-lid dat ook als verantwoordelijke lesgever optreedt voor het opleidingsonderdeel bedrijfsstage binnen de masteropleiding, en die het verloop van de stage overkoepelend coördineert. De stagepromotor is een lesgever uit de masteropleiding die instaat voor de monitoring van de stage van een individuele student en mee instaat voor de beoordeling van de stage van die student in samenspraak met de andere stagepromotoren en de stagecoördinator. De stagebegeleider is een persoon extern aan de opleiding, die vanuit het stagebedrijf een individuele student dagelijks opvolgt bij het uitvoeren van zijn/haar stageopdracht en mee instaat voor de beoordeling van de stage van die student.

Voor stagiairs

De stage verloopt in een aantal stappen, die hieronder in chronologische volgorde besproken worden. De studenten (voornamelijk met als doelgroep de studenten van het eerste masterjaar) worden over het stageproces gebriefd bij aanvang van het tweede semester. Deze briefing fungeert voor de studenten als een kick-off om hun stageproces op te starten.

Zoeken naar stagebedrijf en stageopdracht

Zoek zelfstandig of in samenspraak met de stagecoördinator een stagebedrijf. Bij een eerste contact met het stagebedrijf verwijs je best naar de one-pager (Nederlands, Engels) met een korte beschrijving van de masteropleiding informatica, de rol die de verplichte bedrijfsstage daarin speelt en de criteria die we als opleiding opleggen aan bedrijfsstages. Op dat moment kan je zeker ook al eens polsen naar mogelijke stageopdrachten die het bedrijf kan aanbieden, waarbij het vooral belangrijk is dat je een algemene inschatting kan maken welke richting de opdracht inhoudelijk zal uitgaan.

In deze verkennende fase is het vooral zaak om globale krijtlijnen te trekken voor de eigenlijke stageopdracht. De opleiding stuurt hierbij niet noodzakelijk aan op een sterk afgebakende opdracht die volledig vastligt voor aanvang van de stage, en al zeker niet op een resultaatsverbintenis om te kunnen spreken van een geslaagde stage. Uiteraard beogen de meeste stagebedrijven wel een zekere return on investment waarbij je als resultaat van de stage iets concreet kan opleveren dat een rechtstreekse meerwaarde vormt voor het bedrijf. Vermoedelijk zal het je zelf ook veel voldoening schenken als je op het einde van je stage concrete realisaties ziet die direct bruikbaar zijn voor het stagebedrijf waarin je gewerkt hebt.

Op Ufora kan je een lijst van mogelijke stagebedrijven raadplegen, als leidraad in je zoektocht naar een interessant stagebedrijf/stageonderwerp. Deze lijst is allerminst exhaustief. Je kunt ook zelf een stagebedrijf voorstellen, zowel in binnen- als buitenland.

Vraag voor buitenlandse stages ook eens aan de stagecoördinator welke mogelijke beurstoelagen (bv. IAESTE) er bestaan. Er zijn immers heel wat verschillende financieringsmogelijkheden voor buitenlandse stages, maar meestal is het zaak om tijdig aan je aanvraagdossier te beginnen.

Intakegesprek

Als je een stagebedrijf gevonden hebt dat je een interessant en uitdagend stageproject kan voorstellen (waarvan de details zeker nog niet moeten vastliggen), dan neem je het initiatief om een intakegesprek vast te leggen. Dit gesprek tussen jou, vertegenwoordigers van het stagebedrijf en de stagecoördinator als vertegenwoordiger van de opleiding heeft als doel dat elk van deze drie partijen (student, bedrijf, opleiding) na het gesprek kan beslissen of ze groen licht geven voor de stage en om praktische afspraken te maken rond het uitvoeren van de stage.

Voor het organiseren van je intakegesprek reken je op een duur van 30 minuten. Het intakegesprek gaat ofwel of het stagebedrijf of online door. Vaak is dit gesprek ook een eerste persoonlijk contact met de stagebegeleider, worden er praktische afspraken gemaakt rond het verloop van de stage (bijvoorbeeld eerste aanzet tot het inplannen van de stage in de tijd) en worden er afspraken gemaakt rond het omgaan met intellectuele eigendomsrechten die een impact kunnen hebben op het vastleggen van het stagecontract en/of het ondertekenen van een non-disclosure agreement.

Contract, verzekering en stagedossier

Als de drie partijen (student, bedrijf, opleiding) na afloopt groen licht geven dan is dit meteen het startschot voor je stage. Voorafgaand aan de eigenlijke stage moet je vier zaken administratief afhandelen.

Bij een onbezoldigde stage moet er een stageovereenkomst afgesloten worden tussen jou, het stagebedrijf en de UGent. Hierin worden de rechten en plichten van deze drie partijen vastgelegd, en het komt de rechtszekerheid ten goede. Gebruik deze links voor het opstellen van een Nederlandstalig contract of een Engelstalig contract. Bij het opstellen van de stageovereenkomst zal je een “stagepromotor” moeten selecteren uit een lijst met namen. Dit is wat verwarrend, want wat men daar met een “stagepromotor” bedoeld, is wat wij met “stagecoördinator” aanduiden. Je zal dus prof. Peter Dawyndt uit de lijst moeten selecteren. Bij een bezoldigde stage wordt geen stageovereenkomst maar wel een arbeidsovereenkomst afgesloten tussen jou en het stagebedrijf. In dit geval is de UGent geen partij bij het opstellen van het contract.

Door de standaard verzekeringspolis van de UGent ben je al verzekerd tijdens je verplaatsing van en naar de stageplaats. Voor elke stage wordt er echter een bijkomende verzekering afgesloten. Hiervoor moet je een risicoanalyse laten invullen, ondertekenen en dateren door het stagebedrijf. Voor stages in de informaticasector volstaat doorgaans de risicoanalyse beeldschermwerk (Nederlands, Engels), tenzij uit het intakegesprek blijkt dat er bijkomende risico’s zijn tijdens het uitvoeren van de stageopdracht. Op basis van de risicoanalyse kan het Departement Medisch Toezicht je eventueel ook uitnodigen voor een verplicht medisch toezicht (niet als de stage enkel beeldschermwerk behelst). Bij de uitnodiging voor voor het medisch toezicht zal je ook gevraagd worden om een werkpostfiche in te vullen, die ook door jou en het stagebedrijf moet ondertekend worden.

Naast een persoonlijke stagebegeleider vanuit het stagebedrijf, krijg je in samenspraak met de stagecoördinator ook een persoonlijke stagepromotor toegewezen. Dit is een lesgever uit de opleiding die je stage mee zal opvolgen en indien mogelijk ook inhoudelijke affiniteit heeft met het stageproject.

Voor de opvolging van je stage moet je ook een persoonlijk stagedossier aanmaken in Plato. Daarin moet je gegevens over de stage (bedrijf, begeleider, project, periode, promotor, …) invullen, en de stageovereenkomst en risicoanalyse opladen. Deze laatste wordt automatisch door Plato doorgestuurd naar het Departement Medisch Toezicht. Als je dit deel van het stagedossier afgewerkt hebt, dan kan je het ook indienen en zal het achtereenvolgens door je stagepromotor en de stagecoördinator van de opleiding nagekeken en goedgekeurd worden. Vanaf dan kan je ook alle communicatie naar je stagebegeleider, stagepromotor en/of stagecoördinator die aan je stagedossier moet gekoppeld worden vanuit Plato versturen. Op het einde van je stage moet ook je stageverslag en je stagepresentatie in Plato opgeladen worden. Het beoordelingsproces van je stage zal ook via Plato verlopen.

TIP: voor het ondertekenen van stagedocumenten biedt Plato een module sign@ugent aan waarmee je verschillende partijen (zowel intern als extern aan de UGent) kunt uitnodigen om een document digitaal te ondertekenen. Voor externe partijen volstaat een gewone digitale handtekening (uitnodiging per email zonder eID authenticatie. Deze module wijst grotendeels zichzelf uit, maar je kan ook altijd de handleiding raadplegen.

Voorbereiding

In aanloop naar de stage op het stagebedrijf zelf, kan je nog een aantal voorbereidende stappen nemen om op dag nul zo snel mogelijk in je stageproject te vliegen. Bespreek deze voorbereiding met je stagebegeleider. Het kan bijvoorbeeld zinvol zijn om te weten met welke programmeertalen, platformen en technologieën er op het stagebedrijf gewerkt wordt, zodat je je daarin zelfstandig kan inwerken of die nog even kan opfrissen. Indien het stageproject specifieke domeinkennis vereist, dan kan je al wat achtergrondinformatie of literatuur doornemen. Als master in de informatica wordt er immers van je verwacht dat je zelfstandig nieuwe kennis en vaardigheden kan verwerven. Door hierover te overleggen, leren jij en je stagebegeleider elkaar ook al wat beter kennen.

Stage

De stagebegeleider is ook je directe contactpersoon tijdens het uitvoeren van je stageproject bij het stagebedrijf. Hij organiseert de omkadering, stuurt je aan bij het uitvoeren van je project en organiseert de begeleiding. De stagepromotor volgt het project slechts vanop afstand op, maar je kan hem ten allen tijde contacteren.

We vragen je om wekelijks op vrijdagmiddag via Plato een voortgangsrapport door te sturen aan je stagepromotor en eventueel ook je stagebegeleider. Dit is een korte nota (twee paragrafen) met de activiteiten en realisaties van de afgelopen week en de planning van de volgende week. Het geeft je ook de kans om even na te denken of je nog vragen of opmerkingen hebt in verband met je stage. De stagepromotor maakt op basis van dit rapport een inschatting of de stage volgens plan aan het verlopen is. Indien nodig kan hij bijkomende feedback geven of verdere actie ondernemen (eventueel in samenspraak met de stagecoördinator van de opleiding) indien er zich problemen voordoen met de voortgang van de stage. Gebruik de functionaliteit “mail verzenden” onderaan in je stagedossier op Plato om een voortgangsrapport in te dienen. Op die manier komen je voortgangsrapporten meteen ook in het logboek van je stagedossier terecht.

De opleiding staat open voor het feit dat de details van de stageopdracht een verdere invulling kunnen krijgen tijdens het uitvoeren van de stage zelf, en dat er focus shifts kunnen gebeuren in onderling overleg tussen de student en de stagebegeleider als die inspelen op opportuniteiten of noden die zich aandienen in aanloop naar of tijdens het uitvoeren van de stage. Bijsturingen van de stageopdracht kunnen dus in alle vrijheid gebeuren en moeten niet per se aan de opleiding gemeld worden. Voor de opleiding primeert de ervaring die je kan opdoen tijdens het werken in een bedrijfscontext en het feit dat je kan aantonen dat je een toegevoegde waarde hebt in een dergelijke context.

Aan het begin van de laatste stageweek stuurt Plato eenzelfde evaluatieformulier naar jou en naar je stagebegeleider. Dit formulier kan elektronisch ingevuld worden en peilt naar de kwaliteit van het opgeleverde resultaat en ook naar enkele persoonlijke kwaliteiten die je tijdens het uitvoeren van de stage ten toon gespreid hebt. De stagebegeleider beoordeelt jouw stage en jij maakt een zelfevaluatie. Van zodra jij en je stagebegeleider het formulier hebben ingevuld, kunnen jullie elkaars beoordeling ook bekijken in Plato.

Plan op het einde van je stage een evaluatiegesprek in met je stagebegeleider. Als vertrekpunt bij dit gesprek raden we aan om de evaluatieformulieren die jullie afzonderlijk ingevuld hebben, naast elkaar te leggen en te bekijken waar de twee beoordelingen gelijk lopen of van elkaar verschillen. De ervaring leert dat even de tijd nemen om terug te blikken op de afgelopen stage, zowel voor jou als stagiair maar ook voor het stagebedrijf interessante inzichten kan opleveren.

Verwacht ook dat je de vraag kan krijgen om op einde van je stage binnen het stagebedrijf een presentatie te geven over de resultaten van het stageproject. Je kan de presentatie daarvan waarschijnlijk (voor een deel) ook hergebruiken voor de pitch die je bij de opleiding moet geven na afloop van je stage.

Neem na afloop van de stage gerust ook nog eens contact op met je stagepromotor om te bespreken of de stage aan ieders verwachtingen voldeed.

Stageverslag

Je rapporteer over het stageproject aan de hand van een stageverslag. Het stageverslag is een formeel document en moet als dusdanig op een voldoende formele manier opgesteld worden. Het stageverslag telt 10-20 pagina’s en moet verplicht de volgende secties bevatten:

• omschrijving stagebedrijf (max 1 pagina)

• omschrijving stageopdracht (max 1 pagina)

• technisch verslag (met bibliografie)

• persoonlijke evaluatie van stage voor je eigen ontwikkeling

• persoonlijke evaluatie van belang van stage voor opleiding

Het stageverslag moet standaard in het Nederlands opgesteld worden. Als daar een gegronde reden voor is (bijvoorbeeld omdat je stagebegeleider of het Nederlands niet machtig is), dan kan je voor het einde van je stage een gemotiveerde vraag richten aan de stagecoördinator om het stageverslag in het Engels te mogen indienen. Deze vraag wordt voorgelegd aan de examencommissie van de opleiding informatica.

Bekijk dit stageverslag of dit stageverslag als voorbeeld.

Laat het stageverslag nalezen door je stagebegeleider en overleg met stagebedrijf welke zaken niet publiek mogen gemaakt worden. Daarover hoeft dan niet of minder in detail gerapporteerd te worden.

Het stageverslag moet ingediend worden in Plato en kan daar enkel geraadpleegd worden door je stagepromotor en de stagecoördinator. Dit doe je ten laatste één week voor sessie waarop je je pitch over de stage moet geven, zodat het door je stagepromotor en de stagecoördinator kan nagelezen en beoordeeld worden.

Pitch

Tijdens het academiejaar waarin je de stage opneemt in je curriculum, geef je een pitch (±6 minuten) over het verloop van de stage en de resultaten van de stageopdracht. De presentatie die je bij deze pitch gebruikt dient opgeladen te worden op Plato. Deze pitch vormt de afsluiter van je stage.

De stagecoördinator organiseert een sessie waarop alle stagestudenten hun pitch kunnen geven. Naast de stagestudenten worden daarbij ook hun stagebegeleiders (en andere geïnteresseerde medewerkers van het stagebedrijf), stagepromotoren, medewerkers van de opleiding informatica en studenten uit de opleiding informatica uitgenodigd. Deze sessie geeft toekomstige stagestudenten uit de master informatica bijvoorbeeld de kans om een zich concreet beeld te vormen van wat een bedrijfsstage precies inhoudt en om eventueel al de eerste contacten te leggen met mogelijke stagebedrijven.

Beoordeling

De eindbeoordeling van je stage is voor 30% gebaseerd op de beoordeling van je stagebegeleider (via het evaluatieformulier), voor 50% op het geschreven stageverslag en voor 20% op de mondelinge pitch van je stage. Deze eindbeoordeling gebeurt in samenspraak tussen je stagepromotor, de andere stagepromotoren en de stagecoördinator, die daarvoor eventueel ook contact kunnen opnemen met je stagebegeleider. Hiervoor vindt er na de sessie met de pitches een gezamenlijk overlegmoment plaats tussen alle stagepromotoren en de stagecoördinator. Ter motivering van je eindscore wordt er een kort verslag opgemaakt dat je in Plato kan raadplegen.